Reise- und Umzugskosten bei einer Entsendung: was abziehbar ist

Der übersehene Teil des Abzugs

Bei den besonderen Berufskosten von Expatriates denken die meisten zuerst an die Wohnkosten – zu Recht, dort geht es meist um die grössten Beträge. Die Expatriates-Verordnung kennt daneben aber auch Reise- und Umzugskosten, und die bleiben oft liegen. Wie der Abzug insgesamt funktioniert, steht im Grundlagenbeitrag; hier geht es um diesen zweiten Teil.

Erst die Frage nach dem Wohnsitz

Was du abziehen kannst, hängt davon ab, wo dein steuerrechtlicher Wohnsitz während der Entsendung liegt. Die Verordnung trennt hier klar:

• Wohnsitz weiterhin im Ausland: abziehbar sind die notwendigen Kosten für Reisen zwischen dem ausländischen Wohnsitz und der Schweiz (Art. 2 Abs. 1 lit. a ExpaV). Das betrifft typischerweise Wochenaufenthalter, die ihren Lebensmittelpunkt im Heimatland behalten.
• Wohnsitz in der Schweiz: abziehbar sind die notwendigen Kosten für den Umzug in die Schweiz und zurück in den früheren ausländischen Wohnsitzstaat sowie die notwendigen Hin- und Rückreisekosten des Expatriate und seiner Familie bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses (Art. 2 Abs. 2 lit. a ExpaV).

Der Unterschied ist grösser, als er klingt: Wer den Wohnsitz in die Schweiz verlegt hat, kann keine laufenden Heimreisen abziehen. Abziehbar sind nur die Reisen zu Beginn und am Ende. Regelmässige Besuche bei der Familie im Heimatland fallen nicht darunter – auch wenn sie im Alltag als selbstverständlicher Teil der Entsendung erlebt werden.

Was «notwendig» bedeutet

Die Verordnung spricht durchgehend von notwendigen Kosten. Seit der Revision per 2016 ist der Wortlaut bewusst auf dieses Mass beschränkt. In der Praxis heisst das: Es geht um die Kosten, die mit der vorübergehenden Tätigkeit in der Schweiz und der gleichzeitigen Beziehung zum Heimatstaat unmittelbar zusammenhängen und deren Vermeidung nicht zumutbar wäre. Ein Umzug in üblichem Rahmen gehört dazu, ein Aufwand, der darüber hinausgeht, nicht.

Wer bezahlt hat, entscheidet

Auch hier gilt dieselbe Logik wie bei den Wohnkosten:

• Du trägst die Kosten selbst und erhältst keine Rückerstattung: Abzug möglich.
• Der Arbeitgeber zahlt direkt oder erstattet gegen Belege: kein zusätzlicher Abzug – die Kosten haben dich nicht belastet.
• Der Arbeitgeber zahlt eine Pauschale, die zum steuerbaren Bruttolohn gerechnet wird: Abzug bleibt möglich.

In der Praxis übernehmen viele Arbeitgeber den Umzug direkt – dann gehört er nicht in die Steuererklärung. Wichtig ist, das sauber zu trennen: Nur weil der Arbeitgeber den Umzug bezahlt hat, ist der Wohnkostenabzug nicht berührt, sofern du die Miete selbst trägst.

Die Pauschale schliesst beides ein

Das ist der Punkt, der am häufigsten falsch gemacht wird. Der Pauschalabzug von 1'500 Franken pro Monat tritt nach Art. 4 Abs. 1 ExpaV an die Stelle der Kosten nach Art. 2 Abs. 2 lit. a und b – also an die Stelle der Wohnkosten und der Umzugs- und Reisekosten zusammen. Wer die Pauschale wählt, kann daneben keine effektiven Umzugskosten mehr geltend machen.

Umgekehrt heisst das: Im Jahr des Zuzugs oder des Wegzugs kann sich die Rechnung verschieben. Fallen in diesem Jahr hohe Umzugskosten an, kann der Einzelnachweis auch dann günstiger sein, wenn er es bei den Wohnkosten allein nicht wäre.

Eine Ausnahme gibt es: Die Kosten für den Unterricht minderjähriger fremdsprachiger Kinder an fremdsprachigen Privatschulen sind von der Pauschale nicht erfasst. Sie können zusätzlich geltend gemacht werden, soweit sie nachgewiesen werden.

Ein Rechenbeispiel für das Zuzugsjahr

Ein Entsandter zieht am 1. März in die Schweiz, mietet für 2'400 Franken netto und trägt Umzugskosten von 7'500 Franken sowie Reisekosten für sich und die Familie von 1'800 Franken – alles selbst bezahlt, ohne Rückerstattung.

• Effektiv: 2'400 × 10 Monate = 24'000 Franken Wohnkosten, plus 9'300 Franken Umzug und Reise = 33'300 Franken
• Pauschale: 1'500 × 10 = 15'000 Franken – deckt beides zusammen ab
• Differenz: 18'300 Franken zugunsten des Einzelnachweises

Im Folgejahr ohne Umzug sieht die Rechnung anders aus – dort stehen 28'800 Franken Wohnkosten 18'000 Franken Pauschale gegenüber. Es lohnt sich, die Wahl pro Steuerperiode neu zu treffen statt einmal für die ganze Entsendung.

Was du aufbewahren solltest

• Rechnung des Umzugsunternehmens, aufgeschlüsselt nach Leistung
• Tickets und Belege der Hin- und Rückreise für dich und die Familie
• Nachweis, dass der Arbeitgeber diese Kosten nicht übernommen hat – im Zweifel eine kurze Bestätigung; im Lohnausweis wären übernommene Kosten unter Ziffer 13.1.2 zu bescheinigen
• Bei Kosten über 1'500 Franken pro Monat: eine Aufstellung der tatsächlichen Auslagen, die du der Steuererklärung beilegst

Jeder Fall ist anders – das Potenzial ist es meistens nicht

Ob und in welcher Höhe du abziehen kannst, hängt an deiner Situation: am steuerrechtlichen Wohnsitz, an der Ausgestaltung der Entsendung und daran, wer die Kosten tatsächlich getragen hat. Dieser Beitrag beschreibt die Grundsätze und ein vereinfachtes Beispiel; er ersetzt keine individuelle Beratung. Was sich verallgemeinern lässt: Gerade im Zuzugs- und im Wegzugsjahr bleibt Potenzial liegen, weil die Wahl zwischen Pauschale und Einzelnachweis einmal getroffen und dann nicht mehr überprüft wird.

Mehr zum Gesamtbild im Grundlagenbeitrag zum Wohnkostenabzug und in unserer Kantonsserie, etwa für Zürich, Zug oder Genf.